Gemini para empresas en Europa: Notebooks, skills y qué pasa con los Gems el 17 de noviembre

Si en tu negocio usáis Gemini, noviembre trae tres cambios que conviene entender antes de tocar nada. Los Notebooks ya están disponibles también para cuentas de Google Workspace en el Espacio Económico Europeo, y por tanto en España. Las skills sustituyen poco a poco a los Gems. Y el 17 de noviembre es una fecha que significa cosas muy distintas según la cuenta: con Workspace, los Gems solo cambian de sitio; con una cuenta personal de Gmail, dejan de funcionar. Esta guía explica qué es cada cosa, qué plan necesitas, cuánto cuesta y para qué le sirve de verdad a una gestoría, un comercio, un taller o una clínica.

Qué ha cambiado en Gemini este otoño

Google ha publicado varias novedades seguidas en su blog oficial de Workspace y en sus centros de ayuda, y algunas se han corregido sobre la marcha. Conviene verlas ordenadas, porque es fácil mezclar las fechas de las cuentas personales con las de empresa, o dar por hecho que lo anunciado en Estados Unidos ya funciona aquí.

Las fechas salen de la ayuda de Gemini sobre la transición de Gems a skills, de la guía para administradores de Workspace y de la actualización del 13 de octubre. Google dice que los despliegues son graduales, así que una función anunciada puede tardar días o semanas en aparecer en tu cuenta.

Qué son los Notebooks de Gemini y si ya los puedes usar en España

Un Notebook de Gemini es un espacio de trabajo para un tema concreto. Dentro guardas tus fuentes, unas instrucciones y las conversaciones sobre ese asunto. Según la ayuda de Google, ofrece un chat continuo que recuerda fuentes, instrucciones y discusiones anteriores. Puedes añadir archivos del ordenador (PDF, documentos, hojas de cálculo, imágenes, audio), archivos de Drive, direcciones web y texto copiado.

Dicho en plata: en vez de volver a explicarle a Gemini cómo funciona tu negocio cada vez que abres un chat, abres el cuaderno de «Presupuestos» o el de «Procedimientos de la oficina» y ya tiene delante lo que necesita.

Hay un lío de nombres que conviene aclarar. NotebookLM pasó a llamarse Gemini Notebook en julio de 2026, según el blog de Workspace, y sigue siendo una herramienta aparte, centrada en investigar con documentos. Los Notebooks de la app de Gemini son los cuadernos que ves en la barra lateral del chat. Los dos se conectan: Google pone el ejemplo de subir apuntes, generar un vídeo resumen en Gemini Notebook y abrir al día siguiente el mismo cuaderno en la app de Gemini para seguir trabajando.

Disponibilidad en España

Aquí está la novedad. La entrada oficial sobre los Notebooks para organizaciones se actualizó el 19 de octubre de 2026 con esta frase: la función «is now also available to Google Workspace users in the European Economic Area (EEA)», es decir, ya está disponible también para usuarios de Workspace en el EEE. Antes no lo estaba. España forma parte del EEE y figura en la lista de países de la app web de Gemini.

Dos detalles prácticos si no te aparece:

• Lo controla el administrador. La función viene activada por defecto, pero solo la ven quienes pertenecen a un grupo o unidad organizativa con Gemini y Gemini Notebook activados a la vez. En una pyme, el administrador suele ser quien dio de alta el dominio.
• La conexión con Gemini Notebook en Europa es manual. Desde el 23 de octubre, Gemini Notebook funciona como app conectada y permite crear cuadernos, añadir fuentes y guardar notas desde un chat escribiendo @Gemini Notebook. Viene activada en todo el mundo, excepto en el EEE, donde viene desactivada. La activas en los ajustes de apps conectadas o la primera vez que la pides en un chat.

Cuántas fuentes admite

Las páginas oficiales no dan una sola cifra, y es mejor saberlo. El anuncio de septiembre habla de hasta 10 fuentes por cuaderno en la app de Gemini. La ayuda de Gemini Notebook para cuentas de trabajo da límites mayores según la edición: 50 fuentes por cuaderno y 100 cuadernos por persona en el acceso estándar (el de Business Starter), y 300 fuentes y 500 cuadernos en el acceso superior (Business Standard y Plus). Google avisa de que estos límites pueden cambiar. Si tu idea depende de meter cientos de documentos, compruébalo en tu cuenta antes de organizar nada alrededor de esa cifra. Para la mayoría de negocios pequeños la pregunta buena no es cuántos documentos caben, sino cuáles merecen estar: un cuaderno con diez documentos actualizados funciona mejor que uno con cien de hace seis años.

Si tus documentos todavía están en papel, necesitas pasarlos a PDF. Con un móvil se puede para unas pocas hojas, pero si tienes carpetas enteras compensa un escáner que haga las dos caras de una vez.

Qué son las skills y en qué se diferencian de un Gem

Una skill es una instrucción personalizada que guardas una vez y reutilizas siempre. La llamas escribiendo «/» y su nombre en cualquier chat, y Gemini también puede aplicarla sola si detecta que encaja con lo que pides. Google la presenta en su anuncio del 30 de septiembre como la herramienta que sustituirá a los Gems.

La diferencia con un Gem es sencilla: el Gem es un asistente aparte al que entras; la skill es una habilidad que usas dentro del chat donde ya estás. Además, se pueden combinar. Puedes pedir a la vez la skill «tono de la casa» y la skill «respuesta a reclamación» sin tener que crear un tercer asistente con las dos cosas.

Lo que dice la ayuda de Google y conviene tener en cuenta:

• Requisitos: ser mayor de 18 años, iniciar sesión y tener activada la opción «Keep Activity» (la actividad de Gemini).
• Formas de crearla: pidiéndosela a Gemini en un chat, desde una plantilla, a mano o subiendo un archivo SKILL.md, que es un estándar abierto.
• Límites: hasta 100 MB de archivos y un máximo de 100 skills activas a la vez.
• Formatos que no acepta: entre otros, los antiguos .doc, .xls y .ppt, audio, vídeo y comprimidos.
• Lo que aún no hace: Google indica que todavía no funcionan con Canvas ni con Deep Research, y que compartir skills y añadir archivos de Drive o cuadernos llegará «en las próximas semanas».

¿Están ya en mi cuenta de empresa?

Depende de dónde mires, y aquí Google tiene mensajes que conviene leer juntos:

• La entrada de Workspace dice que las skills de la app de Gemini están disponibles para todos los clientes de Workspace y para las cuentas personales, con despliegue hasta mediados de noviembre.
• La ayuda de Gemini dice que ya están disponibles para mayores de 18 años con cuenta personal y que «pronto» llegarán a las cuentas de trabajo.
• Las skills dentro de Docs, Gmail o Workspace Studio (Business Starter, Standard y Plus, entre otras) están retrasadas y sin fecha nueva.

Traducido: si tienes Workspace y hoy no ves las skills, es normal. Y hay un detalle que puede sorprender: según Google, las skills no se sincronizan entre la app de Gemini y las apps de Workspace. Una skill creada en un sitio hay que volver a crearla en el otro. Sobre Europa, ninguna de las páginas consultadas excluye el EEE, pero tampoco lo menciona expresamente; Google habla de lanzamiento global. Si la función te importa, compruébalo en tu cuenta antes de planificar con ella.

Qué pasa con tus Gems el 17 de noviembre

Esta es la parte que conviene leer con calma, porque el 17 de noviembre no le pasa lo mismo a todo el mundo. Y hay un detalle que afecta de lleno a los negocios pequeños: si usas Gemini con tu Gmail personal, aunque sea para trabajar, las fechas que cuentan son las de cuenta personal, las más cercanas.

El detalle está en la página de transición para cuentas personales y en la guía para administradores. Los experimentos de Google Labs también se ven afectados: Opal y los Gems de Google Labs desaparecen en noviembre y estos últimos no pasan a skills.

Si quieres adelantarte y no depender de la conversión automática, Google explica cómo recrearlo a mano y son pocos pasos:

1. Abre el Gem, entra en Editar y descarga los archivos de su apartado de conocimiento a una carpeta.
2. Ponle a esa carpeta el nombre de la skill, en minúsculas y con guiones, como presupuestos-taller.
3. En gemini.google.com, ve a Personalizar, Skills, Crear y Crear manualmente.
4. Copia el nombre, la descripción y las instrucciones del Gem.
5. Descarga la skill (obtendrás un .zip con el SKILL.md), mete ese archivo en la carpeta con tus documentos y súbela con «Reemplazar skill».
6. Prueba con cinco o seis preguntas reales, incluida una difícil, y compara con lo que respondía el Gem.

Si usas Gems en flujos de Workspace Studio, ya no se pueden crear pasos «Ask a Gem» nuevos. Los que tienes siguen funcionando, pero Google recomienda sustituirlos antes de marzo. Y los Gems usados dentro de Workspace, según la guía para administradores, se recrean a mano en Studio.

Cuánto cuesta y qué plan necesitas

Estos son los precios que publica la página oficial de Google Workspace para España, consultada el 3 de noviembre de 2026. Son por usuario y mes y sin impuestos. Los tres planes admiten un máximo de 300 usuarios.

La misma página anuncia un ahorro del 16 % con compromiso de un año y una oferta del 50 % durante tres meses para clientes nuevos, con condiciones por número de usuarios. Como estas ofertas cambian y no dejan del todo claro cada caso, lo prudente es fiarse del precio final que te enseña la pantalla de alta. Para cinco personas en Business Standard la cuenta sale por 68 € al mes sin impuestos, unos 816 € al año, según esa misma página de precios de Workspace.

Los límites de uso también dependen del plan. La página de límites de IA de Workspace indica para Starter un acceso básico que varía según el día a los modelos Pro y Thinking, y para Standard y Plus hasta 25 peticiones cada 4 horas en Pro y hasta 300 al día en Thinking. Son límites por persona, no se comparten con el resto de la empresa, y Google los puede cambiar.

¿Cuál elegir? Si ya tienes Workspace, no hace falta cambiar de plan para probar los Notebooks: están disponibles para todos los clientes. Si tu equipo usa Gemini poco y sobre todo en el chat, Starter puede bastar. Si quieres Gemini dentro de Docs, de las hojas de cálculo y de Meet, necesitas Standard. Ten en cuenta que Workspace no se paga solo por Gemini: incluye también el correo con tu dominio, el almacenamiento y las reuniones. Si quieres ver antes qué trabajo merece la pena pasarle a la IA, tenemos una guía sobre qué tareas administrativas conviene automatizar en una pyme.

Cuatro usos concretos para una pyme

Son ejemplos hipotéticos para ver cómo se aterriza. En todos, lo primero es lo mismo: decidir qué documentos son la versión buena y dejar fuera todo lo que tenga datos personales de clientes o de pacientes, salvo que tu asesor lo haya revisado.

Una gestoría de Vic: el cuaderno de procedimientos

Imagina una gestoría de cuatro personas. Crea un Notebook llamado «Procedimientos» con la documentación pública de cada trámite y sus propias guías internas, con la instrucción de responder solo con esas fuentes y decir cuándo no lo sabe. Cuando alguien nuevo pregunta qué se pide para un trámite, tiene respuesta sin interrumpir a nadie. Añade una skill «carta al cliente» con el tono y la estructura de la casa. Lo que no entra: expedientes de clientes, salvo que quede claro con el plan y con su responsable de protección de datos en qué condiciones se puede hacer. Ni el cuaderno ni la skill sustituyen la revisión de un profesional antes de enviar nada.

Un comercio de Torelló: fichas y respuestas con el mismo tono

Una tienda de deporte con tienda online crea una skill «ficha de producto» con el formato que usa siempre: titular corto, tres ventajas, medidas, cuidados y cómo se envía. Otra skill, «tono de la tienda», reúne ejemplos reales de cómo escribe. Al combinarlas, la dependienta pega los datos del proveedor y obtiene un borrador coherente, que luego revisa. Con el Notebook «Campaña de Navidad» tiene en un sitio las condiciones de devolución, los plazos de envío y los textos del año anterior, y evita inventar una cifra de plazo que ya no vale.

Un taller de Manlleu: manuales y presupuestos

Un taller mecánico o una carpintería puede crear un Notebook con los manuales de sus máquinas y sus hojas de precios actuales. Desde el móvil, el encargado pregunta por un par de apriete o por el mantenimiento de una lijadora y recibe una respuesta sacada de sus propios manuales. Una skill «presupuesto» transforma lo que le dicta en un borrador con el formato de siempre. Aquí el dictado marca la diferencia, porque quien está en el taller no va a teclear, y el micrófono del ordenador de la oficina suele captar mal cuando hay varias personas o ruido cerca.

Una clínica de Centelles: solo lo que no es del paciente

Aquí la frontera es clara. Una clínica o un centro de fisioterapia puede usar un Notebook para los protocolos internos de limpieza, las normas de la casa, las instrucciones para anular citas o la formación de recepción, y una skill para redactar avisos generales y textos para la web. Los datos de salud de los pacientes no deberían entrar sin una revisión previa: son una categoría especial de datos según el artículo 9 del Reglamento (UE) 2016/679. Consulta tu caso con tu asesor o abogado antes de meter nada que identifique a un paciente.

Para trabajar con estos cuadernos, además, ayuda tener delante la pantalla a la altura adecuada, sobre todo si pasas horas leyendo y revisando lo que propone la IA, o si compartes el portátil con quien tienes al lado.

¿Y la conexión con el Perfil de Empresa, Google Ads y el resto?

El 20 de octubre de 2026, Google anunció herramientas para pequeños negocios en Gemini: una página de inicio para empresas, estilo de marca, análisis de números y conexiones con Perfil de Empresa, Google Ads, Workspace y otras aplicaciones. Habla de un despliegue global para los usuarios de la app. Pero hay que mirar la letra de cada conexión, porque «global» no significa lo mismo para todas.

En junio, Google excluía el Espacio Económico Europeo y el Reino Unido de la conexión con el Perfil de Empresa, como se ve en la nota al pie de su anuncio. A fecha de hoy, la ayuda del Perfil de Empresa ya no recoge esa exclusión: dice que está disponible allí donde funciona la app web de Gemini, y la tabla oficial de apps conectadas indica lo mismo. Google no lo ha anunciado en ningún sitio como una novedad para Europa, y nosotros no lo hemos podido probar. Lo más sensato es intentarlo con tu cuenta y no darlo por hecho.

Datos de la tabla oficial de disponibilidad, consultada el 3 de noviembre de 2026. La conexión con el Perfil de Empresa, además, pide cuatro cosas: ser propietario o gestor de un solo perfil verificado, tener 18 años o más, entrar con la cuenta personal asociada al perfil y tener activada la actividad de Gemini. Según esa ayuda, permite actualizar horarios y datos de contacto, redactar respuestas a reseñas, crear publicaciones y resumir lo que dicen las reseñas.

Fíjate en la contradicción práctica: las conexiones más interesantes para un negocio piden cuenta personal, y justo las cuentas personales son las que tienen menos protección de datos, como veremos ahora. Si gestionas varios locales, esta conexión no te sirve por ahora. Si la pruebas, revisa cada cambio y cada respuesta antes de publicarla: una respuesta a una reseña publicada con un dato mal es peor que tardar un día en contestar. Te lo explicamos con más detalle en nuestra guía para optimizar la ficha de Google Business y salir en Maps.

¿Qué pasa con los datos que metes en Gemini?

La respuesta depende, otra vez, de la cuenta. Es la diferencia que más importa y la que menos se mira cuando alguien del equipo empieza a usar Gemini por su cuenta.

Lo anterior sale del centro de privacidad de Gemini, de la ayuda para cuentas de trabajo y del centro de privacidad de la IA en Workspace. Dos matices que no salen en los titulares:

• La ubicación de los datos. Google indica que los datos de Gemini Notebook, incluidos cuadernos, fuentes e historiales, se almacenan de forma global y no admiten regionalización, y la página de regiones de datos lo confirma. La app de Gemini sí tiene regiones de datos desde junio, pero el anuncio cita ediciones como Enterprise Plus y no los planes Business.
• Lo que subes se copia. Al añadir archivos de Drive a Gemini Notebook, se crea una copia aparte. Según el mismo centro de privacidad, los ajustes de compartir de tu organización y de región de datos no se aplican a esa copia. Si retiras el acceso a un documento, conviene revisar también el cuaderno.

Esto no significa que no se pueda usar, sino que hay que decidir qué entra. Si tu equipo usa IA sin normas, empieza por una política de uso de IA para la empresa de una página. Es información general: para datos de clientes, y más aún si son de salud, consulta tu caso con tu asesor o abogado.

Los riesgos de trabajar sobre una plataforma que cambia

En pocos meses hemos visto cómo Google cambiaba el nombre de NotebookLM, retrasaba una función anunciada con fecha concreta, modificaba el aviso de disponibilidad de otra y fijaba el final de los Gems. No es un reproche, porque Google avisa y ofrece migración. Es cómo funcionan estos productos. Algo parecido ocurre con la retirada de los GPTs personalizados de ChatGPT, y con los agentes que se lanzan por países y planes, como explicamos en el artículo sobre los dots de ChatGPT.

Para una pyme, la prevención cabe en tres costumbres:

• Lo tuyo, en tu casa. Tus instrucciones, tarifas y procedimientos tienen que vivir también en un documento o carpeta tuyos, no solo dentro de Gemini. Con eso, cambiar de herramienta es una tarde. Es la misma lógica que tener copias de seguridad en un NAS o en un disco.
• Una persona responsable. Alguien tiene que saber qué skills y cuadernos existen, qué cuenta los creó y quién los revisa. Si los creó alguien con su cuenta y se marcha, el problema aparece el día menos pensado.
• Revisión antes de enviar. Tanto las skills como los cuadernos pueden equivocarse. Lo que sale hacia un cliente, un proveedor o un organismo lo revisa una persona.

Cuándo compensa un asistente propio y cuándo no

Notebooks y skills son herramientas para el equipo de dentro. Requieren iniciar sesión en Gemini, y en ninguna de las páginas consultadas Google los presenta como un canal para que tus clientes pregunten desde tu web o tu WhatsApp. Eso marca la decisión:

Cuando compensa, en WebMasterOsona montamos un asistente de IA para negocios que responde con tu información real en tu web y tu WhatsApp, y pasa a una persona lo que no sabe. El Chatbot IA Essential cuesta 790 € y el Chatbot IA Business, 1.290 €, con el mantenimiento IA Care Essential a 79 €/mes, todo sin IVA. Si lo que necesitas es unir dos programas, una automatización a medida parte de 690 € + IVA. Las instrucciones y los documentos son tuyos. Si lo pones de cara al público, recuerda que hay que avisar de que quien contesta es una IA. Sobre cómo funciona en la práctica, tienes la guía del agente de IA para WhatsApp en un negocio local.

Cuándo NO te conviene contratarnos

• Si tu necesidad es interna. Un cuaderno y dos o tres skills te lo montas tú con esta guía, sin pagarnos nada.
• Si recibes pocas preguntas de clientes. Una buena página de preguntas frecuentes y un botón de WhatsApp atendido por una persona lo cubren.
• Si tu información está desordenada. Ningún asistente responde bien con información mala. Primero, ordena tarifas y procedimientos.
• Si solo te preocupa perder un Gem. Usa los pasos de arriba. Te costará un rato y no un presupuesto.

Qué hacer esta semana

1. Mira con qué cuenta entra cada persona en Gemini: personal o de empresa. Es el dato que decide todo lo demás.
2. Haz inventario de los Gems que usáis, quién los creó y qué archivos llevan.
3. Con cuenta personal, recrea antes del 17 de noviembre los Gems que usáis cada semana y descarga sus archivos antes del 17 de diciembre.
4. Convierte los .doc y .xls antiguos de tus Gems a formatos actuales.
5. Con Workspace, comprueba que Gemini y Gemini Notebook están activados para quien los necesite, y activa la conexión de Gemini Notebook si la quieres usar.
6. Crea un solo cuaderno de prueba con cinco documentos sin datos de clientes y haz preguntas reales durante una semana.
7. Escribe una regla de una línea sobre qué no se sube a ningún asistente.
8. Guarda copia de instrucciones y documentos fuera de Google.

¿Te ayudamos a decidir qué te compensa?

WebMasterOsona es un estudio de Folgueroles que trabaja en remoto con negocios de Osona y de toda Catalunya. Si tus clientes preguntan siempre lo mismo y quieres ver si te compensa un asistente propio, o si no tienes claro qué parte de tu presencia digital conviene arreglar primero, puedes empezar por la auditoría de presencia digital, de 390 € + IVA, que se descuenta si contratas un proyecto en 30 días. Y si ya lo tienes claro, te enviamos un presupuesto cerrado por escrito en 48 horas. Cuéntanos qué necesitas. Si vemos que te basta con Gemini, te lo diremos.

Si te interesa este tema, lee también qué hacer con la retirada de los GPTs de ChatGPT, qué hacen los dots de ChatGPT por un negocio pequeño y cómo automatizar tareas administrativas con IA en una pyme.

Fuentes: Google Workspace Updates: Notebooks in Gemini (actualización del 19 de octubre de 2026); Google Workspace Updates: Gemini Notebook como app conectada; Google Workspace Updates: Skills in the Gemini app and Workspace; Google Workspace Updates: actualización del lanzamiento de skills; Ayuda de Gemini: transición de Gems a skills; Ayuda de Workspace: transición para administradores; Google: New Gemini tools for small business owners; Ayuda del Perfil de Empresa: gestionar el perfil con Gemini; Ayuda de Gemini: disponibilidad de apps conectadas; Google Workspace: precios (consultado el 3 de noviembre de 2026); Google Workspace: centro de privacidad de la IA generativa; EUR-Lex: Reglamento (UE) 2016/679. Revisado el 3 de noviembre de 2026.