Registre horari digital obligatori: quan entra en vigor de debò i com preparar-se

Si tens persones treballadores, aquests dies t'haurà arribat algun missatge alarmant: «el registre horari digital ja és obligatori», «multes de fins a 10.000 euros per treballador», «tens 20 dies per adaptar-te». La realitat, a 16 de setembre de 2026, té més matisos: el reial decret del registre horari digital encara no s'ha publicat al BOE, però el Govern ha dit que l'aprovarà de manera immediata, i quan es publiqui el termini pot ser molt curt. Aquesta guia separa el que ja és obligatori del que vindrà, explica què exigeix l'esborrany i com triar un sistema de fitxatge que no et doni problemes amb la Inspecció ni amb la protecció de dades.

El registre horari digital ja és obligatori?

No, encara no. A 16 de setembre de 2026, el reial decret que obliga a registrar la jornada per mitjans digitals no l'ha aprovat el Consell de Ministres ni s'ha publicat al BOE. Les referències del Consell de Ministres de setembre (dies 1, 8 i 15) no l'inclouen.

El que sí que és obligatori, i des de fa anys, és registrar la jornada cada dia. Molta gent barreja totes dues coses, i per això circulen missatges que donen per fet el que encara és un projecte. La diferència és important: avui et poden sancionar per no portar el registre, però no per portar-lo en paper.

Cronologia: del 2019 al setembre del 2026

Segons les informacions publicades, el Consell d'Estat va criticar, entre altres coses, que una part del contingut necessitaria una llei, que hi faltaven garanties de protecció de dades, que no es tenia en compte la negociació col·lectiva i que 20 dies d'adaptació eren insuficients. El dictamen no s'ha publicat, així que convé prendre aquests detalls amb prudència. El que és rellevant és que el text definitiu serà diferent de l'esborrany.

Què és obligatori avui

L'article 34.9 de l'Estatut dels treballadors, en vigor des del 12 de maig de 2019, estableix que l'empresa garantirà el registre diari de jornada, amb l'horari concret d'inici i de final de cada persona treballadora. A més:

• El sistema s'organitza per conveni col·lectiu o acord d'empresa. Si no n'hi ha, el decideix l'empresa després de consultar la representació legal dels treballadors.
• Els registres es conserven quatre anys.
• Han d'estar a disposició de les persones treballadores, dels seus representants i de la Inspecció de Treball.
• La llei no exigeix un format concret: paper, full de càlcul o aplicació són vàlids, sempre que el registre sigui fiable.

Afecta totes les empreses i autònoms que tinguin treballadors per compte d'altri, sigui quina sigui la seva mida. Un autònom sense treballadors no ha de registrar la seva pròpia jornada.

Quan entrarà en vigor el registre digital

Ningú no pot donar una data, perquè depèn de quan l'aprovi el Consell de Ministres i del que digui el text final. El que sabem és això:

• L'esborrany d'octubre de 2025 deia que el reial decret entraria en vigor als vint dies de la seva publicació al BOE, sense període transitori.
• El Consell d'Estat, segons la premsa, va considerar insuficients aquests 20 dies.
• La premsa també ha informat que Economia va demanar un any d'adaptació per a les pimes. No hi ha cap text oficial que ho confirmi.

Qualsevol web que et doni una data exacta està especulant. El més assenyat és tenir el sistema triat abans de la publicació: si el termini final és curt, no t'agafarà sense marge, i si és llarg, hauràs guanyat ordre i tranquil·litat.

Què exigeix l'esborrany del reial decret

Aquests són els punts principals del projecte que va sortir a audiència pública. El text definitiu pot canviar, però dona una idea clara de cap a on va:

• Mitjans digitals (art. 2.1): totes les empreses registraran la jornada diària per mitjans digitals.
• Objectiu, fiable i accessible (art. 2.2): els assentaments no es poden modificar sense l'autorització de l'empresa i de la persona treballadora, i qualsevol canvi ha de deixar una empremta clara i indeleble.
• Personal i immediat (art. 4): cada treballador fa els seus propis registres, de manera lliure, personal, directa i immediata. Si hi ha una incidència tècnica, es pot fer servir un altre mitjà i passar-ho després al digital.
• No en zones públiques (art. 4): el dispositiu de registre no pot estar on el pugui veure qualsevol.
• Conservació de quatre anys (art. 4).
• Accés immediat (art. 6): el treballador pot consultar el seu registre i obtenir-ne una còpia en qualsevol moment, i l'empresa li lliura un resum amb la nòmina.
• Accés remot de la Inspecció (art. 6): la Inspecció de Treball hi tindrà accés de manera remota i presencial, en un format tractable, llegible i compatible.
• Protocol (art. 7): l'empresa elabora un protocol, amb consulta a la representació legal, i n'avalua periòdicament el funcionament. La formació per fer servir el sistema compta com a temps de treball.
• Requisits tècnics (art. 5): es fixaran en una ordre posterior. S'admet un sistema alternatiu si ho justifica un informe tècnic.
• Casos especials: a les empreses de treball temporal, l'obligació és de l'empresa usuària (art. 8), i en el servei de la llar val qualsevol mitjà proporcionat.

Quines dades ha de recollir el registre

L'article 3 de l'esborrany amplia molt el que avui es registra. A més de la identificació de la persona, recolliria:

És un nivell de detall que un full de paper o un Excel difícilment poden garantir amb traçabilitat. Per això el canvi no és només de format: implica fer servir una eina pensada per a això.

Temps parcial, hores extraordinàries i teletreball

Algunes obligacions ja són vigents i convé no oblidar-les:

• Temps parcial (art. 12.4.c de l'Estatut): la jornada es registra dia a dia i se'n fa el total cada mes, i la còpia del resum es lliura amb la nòmina. Si no es compleix, es presumeix que el contracte és a jornada completa, llevat de prova en contra. És un dels riscos més cars per a un negoci petit.
• Hores extraordinàries (art. 35.5): es registren dia a dia, se'n fa el total en el període de pagament i el treballador en rep una còpia.
• Teletreball: el registre també s'aplica a qui treballa des de casa, i l'esborrany preveu indicar si cada jornada és presencial o a distància. Per això els sistemes que permeten fitxar des del mòbil o l'ordinador són gairebé imprescindibles si hi ha teletreball.

Sancions: què diu la llei avui

La Llei sobre infraccions i sancions en l'ordre social (LISOS) qualifica com a infracció greu incomplir les normes sobre registre de jornada (art. 7.5). Les multes per a les infraccions greus són (art. 40.1.b):

La multa és per infracció, no per cada treballador. Les xifres de «fins a 10.000 euros per treballador» que circulen per internet venien del projecte de llei de 37,5 hores, que el Congrés va rebutjar el setembre de 2025. L'esborrany del reial decret no inclou un règim sancionador propi, i un reial decret no pot modificar per si sol les multes d'una llei.

A banda de la multa, el risc més gran sol ser un altre: sense un registre fiable, l'empresa ho té difícil per defensar-se davant una reclamació d'hores extraordinàries o de la presumpció de jornada completa en els contractes a temps parcial.

Fitxar amb empremta o reconeixement facial: què diu l'AEPD

Molts rellotges de fitxar que es venen funcionen amb empremta dactilar o reconeixement facial. Abans de comprar-ne un, convé saber que l'Agència Espanyola de Protecció de Dades va publicar el novembre de 2023 una guia sobre el control de presència amb dades biomètriques, amb conclusions clares:

• És un tractament d'alt risc que inclou categories especials de dades.
• Per fer-lo servir en l'àmbit laboral cal una norma amb rang de llei que l'autoritzi específicament.
• El consentiment del treballador no serveix com a base legal, pel desequilibri entre empresa i treballador.
• Abans d'implantar-lo caldria fer una avaluació d'impacte que demostri que és idoni, necessari i proporcionat.

A la pràctica, per a un negoci petit el més raonable és fitxar amb targeta, clauer, PIN o una aplicació, i deixar l'empremta desactivada encara que el terminal la tingui.

Accés de treballadors, representants i Inspecció

Avui, els registres han d'estar a disposició de les persones treballadores, dels seus representants i de la Inspecció. L'esborrany ho concreta: el treballador consulta i descarrega el seu registre quan vol, la representació legal accedeix a les dades de manera anonimitzada i la Inspecció les pot consultar en remot. Si el teu sistema actual és una carpeta a la rebotiga o un Excel en un ordinador, pensa com compliries això el dia que t'ho demanin.

Serveix una app de control horari gratuïta?

Pot servir, però «gratis» no és un criteri. Abans de triar qualsevol eina, gratuïta o de pagament, comprova que compleix aquesta llista:

Terminals de fitxatge per a una oficina o un local

Si l'equip treballa en un mateix lloc, un terminal a la paret és el més còmode: es fitxa en un segon en entrar i en sortir. Recomanem models que permetin fitxar amb targeta o PIN, per no dependre de l'empremta. Si el terminal també l'ofereix, deixa-la desactivada.

Molts terminals barats funcionen sols, sense connexió, i exporten els fitxatges amb una memòria USB. Són vàlids per al registre d'avui, però és probable que no compleixin l'accés remot de la Inspecció que preveu l'esborrany. Si en compres un ara, tria'n un que es connecti a un programari o al núvol.

Com preparar-te ja: pla en sis passos

1. Revisa el que tens. Registres avui la jornada de tothom, inclosos els de temps parcial i els que fan teletreball? Si no, és el primer que has de fer, perquè ja és obligatori.
2. Consulta el conveni. Pot fixar com s'organitza el registre en el teu sector.
3. Tria l'eina amb la llista de requisits de més amunt: app, terminal o totes dues coses.
4. Evita la biometria i revisa la protecció de dades: informació als treballadors, contracte amb el proveïdor i on es guarden les dades.
5. Redacta el protocol: com es fitxa, què es fa davant d'un oblit o d'una incidència, qui pot corregir i com queda registrat. Si hi ha representació dels treballadors, consulta-la.
6. Forma l'equip en horari de treball i fes una prova d'un mes abans de donar el paper per acabat.

Quan es publiqui el reial decret, només hauràs de revisar els detalls que canviïn, no començar de zero.

Si el teu negoci necessita alguna cosa a mida

Si ja treballes amb un programa de gestió, una intranet o una botiga en línia, de vegades el més pràctic és que el fitxatge visqui a la mateixa eina. A WebMasterOsona desenvolupem integracions i aplicacions a mida amb el nostre servei de programació, i automatitzem tasques repetitives amb intel·ligència artificial, com els resums mensuals d'hores. Si el que et preocupa és la seguretat de les dades, llegeix també les nostres guies de còpies de seguretat per a petites empreses i de passkeys i claus de seguretat. I si l'altra preocupació d'aquesta tardor és la facturació, tens el calendari real de la factura electrònica obligatòria i el de Verifactu.

Avís: aquest article és informatiu i no substitueix l'assessorament laboral. Consulta amb la teva gestoria els detalls que depenguin del teu conveni.

Fonts: Estatut dels treballadors (arts. 12.4, 34.9 i 35.5); Reial decret llei 8/2019; LISOS (arts. 7.5 i 40); projecte de reial decret de registre de jornada (Ministeri de Treball); referències del Consell de Ministres; AEPD: guia sobre el control de presència biomètric; declaracions de la ministra del 9 de setembre de 2026 recollides per Press Digital; ajornament al setembre segons elDiario.es. Revisat el 16 de setembre de 2026.