Registro horario digital obligatorio: cuándo entra en vigor de verdad y cómo prepararse

Si tienes empleados, estos días te habrá llegado algún mensaje alarmante: «el registro horario digital ya es obligatorio», «multas de hasta 10.000 euros por trabajador», «tienes 20 días para adaptarte». La realidad, a 16 de septiembre de 2026, es más matizada: el Real Decreto del registro horario digital todavía no está publicado en el BOE, pero el Gobierno ha dicho que lo aprobará de inmediato, y cuando se publique el plazo puede ser muy corto. Esta guía separa lo que ya es obligatorio de lo que viene, explica qué exige el borrador y cómo elegir un sistema de fichaje que no te dé problemas con la Inspección ni con la protección de datos.

¿Es ya obligatorio el registro horario digital?

No, todavía no. A 16 de septiembre de 2026, el Real Decreto que obliga a registrar la jornada por medios digitales no ha sido aprobado por el Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. Las referencias del Consejo de Ministros de septiembre (días 1, 8 y 15) no lo incluyen.

Lo que sí es obligatorio, y desde hace años, es registrar la jornada cada día. Mucha gente mezcla las dos cosas, y por eso circulan mensajes que dan por hecho lo que aún es un proyecto. La diferencia importa: hoy te pueden sancionar por no llevar el registro, pero no por llevarlo en papel.

Cronología: de 2019 a septiembre de 2026

Según las informaciones publicadas, el Consejo de Estado criticó, entre otras cosas, que parte del contenido necesitaría una ley, que faltaban garantías de protección de datos, que no se tenía en cuenta la negociación colectiva y que 20 días de adaptación eran insuficientes. El dictamen no se ha publicado, así que conviene tomar esos detalles con cautela. Lo relevante es que el texto definitivo será distinto del borrador.

Qué es obligatorio hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2019, establece que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora. Además:

• El sistema se organiza por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa tras consultar a la representación de los trabajadores.
• Los registros se conservan cuatro años.
• Tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• La ley no exige un formato concreto: papel, hoja de cálculo o aplicación son válidos, siempre que el registro sea fiable.

Afecta a todas las empresas y autónomos que tengan trabajadores por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño. Un autónomo sin empleados no tiene que registrar su propia jornada.

Cuándo entrará en vigor el registro digital

Nadie puede dar una fecha, porque depende de cuándo lo apruebe el Consejo de Ministros y de lo que diga el texto final. Lo que sabemos es esto:

• El borrador de octubre de 2025 decía que el Real Decreto entraría en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE, sin periodo transitorio.
• El Consejo de Estado, según la prensa, consideró insuficientes esos 20 días.
• La prensa también ha informado de que Economía pidió un año de adaptación para las pymes. No hay texto oficial que lo confirme.

Cualquier web que te dé una fecha exacta está especulando. Lo sensato es tener el sistema elegido antes de la publicación: si el plazo final es corto, no te pillará sin margen, y si es largo, habrás ganado orden y tranquilidad.

Qué exige el borrador del Real Decreto

Estos son los puntos principales del proyecto que salió a audiencia pública. El texto definitivo puede cambiar, pero da una idea clara de hacia dónde va:

• Medios digitales (art. 2.1): todas las empresas registrarán la jornada diaria por medios digitales.
• Objetivo, fiable y accesible (art. 2.2): los asientos no se pueden modificar sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y cualquier cambio debe dejar una huella clara e indeleble.
• Personal e inmediato (art. 4): cada trabajador hace sus propios registros, de forma libre, personal, directa e inmediata. Si hay una incidencia técnica, se puede usar otro medio y pasarlo después al digital.
• No en zonas públicas (art. 4): el dispositivo de registro no puede estar donde lo vea cualquiera.
• Conservación de cuatro años (art. 4).
• Acceso inmediato (art. 6): el trabajador puede consultar su registro y obtener una copia en cualquier momento, y la empresa le entrega un resumen con la nómina.
• Acceso remoto de la Inspección (art. 6): la Inspección de Trabajo tendrá acceso de manera remota y presencial, en un formato tratable, legible y compatible.
• Protocolo (art. 7): la empresa elabora un protocolo, consultando a la representación legal, con evaluación periódica. La formación para usar el sistema cuenta como tiempo de trabajo.
• Requisitos técnicos (art. 5): se fijarán en una orden posterior. Se admite un sistema alternativo si lo justifica un informe técnico.
• Casos especiales: en las empresas de trabajo temporal, la obligación es de la empresa usuaria (art. 8), y en el servicio del hogar vale cualquier medio proporcionado.

Qué datos debe recoger el registro

El artículo 3 del borrador amplía mucho lo que hoy se registra. Además de la identificación de la persona, recogería:

Es un nivel de detalle que una hoja de papel o un Excel difícilmente pueden garantizar con trazabilidad. Por eso el cambio no es solo de formato: implica usar una herramienta pensada para esto.

Tiempo parcial, horas extra y teletrabajo

Algunas obligaciones ya están en vigor y conviene no olvidarlas:

• Tiempo parcial (art. 12.4.c del Estatuto): la jornada se registra día a día y se totaliza cada mes, y la copia del resumen se entrega con la nómina. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa, salvo prueba en contrario. Es uno de los riesgos más caros para un negocio pequeño.
• Horas extraordinarias (art. 35.5): se registran día a día, se totalizan en el periodo de pago y el trabajador recibe una copia.
• Teletrabajo: el registro también se aplica a quien trabaja desde casa, y el borrador prevé indicar si cada jornada es presencial o a distancia. Por eso los sistemas que permiten fichar desde el móvil o el ordenador son casi imprescindibles si hay teletrabajo.

Sanciones: lo que dice la ley hoy

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave incumplir las normas sobre registro de jornada (art. 7.5). Las multas para las infracciones graves son (art. 40.1.b):

La multa es por infracción, no por cada trabajador. Las cifras de «hasta 10.000 euros por trabajador» que circulan por internet venían del proyecto de ley de 37,5 horas, que el Congreso rechazó en septiembre de 2025. El borrador del Real Decreto no incluye un régimen sancionador propio, y un real decreto no puede modificar por sí solo las multas de una ley.

Aparte de la multa, el mayor riesgo suele ser otro: sin un registro fiable, la empresa tiene difícil defenderse ante una reclamación de horas extra o la presunción de jornada completa en los contratos a tiempo parcial.

Fichar con huella o reconocimiento facial: lo que dice la AEPD

Muchos relojes de fichar que se venden funcionan con huella dactilar o reconocimiento facial. Antes de comprar uno, conviene saber que la Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 una guía sobre el control de presencia con datos biométricos, con conclusiones claras:

• Es un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos.
• Para usarlo en el ámbito laboral hace falta una norma con rango de ley que lo autorice específicamente.
• El consentimiento del trabajador no sirve como base legal, por el desequilibrio entre empresa y empleado.
• Antes de implantarlo habría que hacer una evaluación de impacto que demuestre que es idóneo, necesario y proporcionado.

En la práctica, para un negocio pequeño lo razonable es fichar con tarjeta, llavero, PIN o una aplicación, y dejar la huella desactivada aunque el terminal la tenga.

Acceso de trabajadores, representantes e Inspección

Hoy, los registros deben estar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. El borrador lo concreta: el trabajador consulta y descarga su registro cuando quiera, la representación legal accede a los datos de forma anonimizada y la Inspección puede consultarlos en remoto. Si tu sistema actual es una carpeta en la trastienda o un Excel en un ordenador, piensa cómo cumplirías esto el día que te lo pidan.

¿Sirve una app de control horario gratuita?

Puede servir, pero «gratis» no es un criterio. Antes de elegir cualquier herramienta, gratuita o de pago, comprueba que cumple esta lista:

Terminales de fichaje para una oficina o un local

Si el equipo trabaja en un mismo lugar, un terminal en la pared es lo más cómodo: se ficha en un segundo al entrar y salir. Recomendamos modelos que permitan fichar con tarjeta o PIN, para no depender de la huella. Si el terminal también la ofrece, déjala desactivada.

Muchos terminales baratos funcionan solos, sin conexión, y exportan los fichajes con una memoria USB. Son válidos para el registro de hoy, pero es probable que no cumplan el acceso remoto de la Inspección que prevé el borrador. Si compras ahora, elige uno que se conecte a un software o a la nube.

Cómo prepararte ya: plan en seis pasos

1. Revisa lo que tienes. ¿Registras hoy la jornada de todos, incluidos los de tiempo parcial y los que teletrabajan? Si no, es lo primero, porque ya es obligatorio.
2. Consulta el convenio. Puede fijar cómo se organiza el registro en tu sector.
3. Elige la herramienta con la lista de requisitos de arriba: app, terminal o las dos cosas.
4. Evita la biometría y revisa la protección de datos: información a los trabajadores, contrato con el proveedor y dónde se guardan los datos.
5. Redacta el protocolo: cómo se ficha, qué se hace ante un olvido o una incidencia, quién puede corregir y cómo queda registrado. Si hay representación de los trabajadores, consúltala.
6. Forma al equipo en horario de trabajo y haz una prueba de un mes antes de dar el papel por terminado.

Cuando se publique el Real Decreto, tendrás que revisar solo los detalles que cambien, no empezar de cero.

Si tu negocio necesita algo a medida

Si ya trabajas con un programa de gestión, una intranet o una tienda online, a veces lo más práctico es que el fichaje viva en la misma herramienta. En WebMasterOsona desarrollamos integraciones y aplicaciones a medida con nuestro servicio de programación, y automatizamos tareas repetitivas con inteligencia artificial, como los resúmenes mensuales de horas. Si la preocupación es la seguridad de los datos, lee también nuestras guías de copias de seguridad para pequeñas empresas y de passkeys y llaves de seguridad. Y si tu otra preocupación de este otoño es la facturación, tienes el calendario real de la factura electrónica obligatoria y el de Verifactu.

Aviso: este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento laboral. Consulta con tu gestoría los detalles que dependan de tu convenio.

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores (arts. 12.4, 34.9 y 35.5); Real Decreto-ley 8/2019; LISOS (arts. 7.5 y 40); proyecto de Real Decreto de registro de jornada (Ministerio de Trabajo); referencias del Consejo de Ministros; AEPD: guía sobre control de presencia biométrico; declaraciones de la ministra del 9 de septiembre de 2026 recogidas por Press Digital; aplazamiento a septiembre según elDiario.es. Revisado el 16 de septiembre de 2026.