Factura electrónica obligatoria entre empresas: calendario real, autónomos y Verifactu

«La factura electrónica es obligatoria desde el 1 de octubre», «los autónomos tienen que adaptarse este año», «multas de 10.000 euros». Si trabajas con otras empresas, habrás leído frases así, y casi todas mezclan fechas de un proyecto con obligaciones que todavía no han empezado a contar. Esta guía explica qué dice exactamente el Real Decreto 238/2026, por qué a 16 de septiembre de 2026 aún no hay fecha oficial de obligatoriedad, qué fechas se prevén, qué cambia para autónomos y pymes, y en qué se diferencia todo esto de Verifactu.

Qué es la factura electrónica obligatoria B2B

La obligación nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como ley Crea y Crece: todos los empresarios y profesionales deberán emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo, concreta cómo.

La clave está en la definición. Para el Real Decreto, una factura electrónica es un mensaje informático estructurado que sigue el modelo semántico europeo EN 16931 en uno de estos formatos (art. 7.1):

Por eso un PDF no es una factura electrónica a estos efectos, aunque se envíe por correo. Un PDF es una imagen de un documento: una persona lo lee, pero un programa no puede extraer sus datos de forma fiable. La factura electrónica B2B está pensada para que el programa del cliente la reciba y la procese sin que nadie teclee nada.

Además, el Real Decreto exige que las facturas salgan de sistemas informáticos adaptados al artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria (art. 2.d), que es precisamente la norma de Verifactu. Las dos obligaciones están conectadas.

Calendario real: por qué aún no hay fecha oficial

El Real Decreto 238/2026 entró en vigor el 20 de abril de 2026, a los veinte días de su publicación. Pero su disposición final cuarta dice que la obligación se aplicará a contar desde la entrada en vigor de una orden ministerial que debe regular, entre otras cosas, la solución pública de facturación:

• Doce meses después, para quien haya tenido un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año anterior.
• Veinticuatro meses después, para el resto de empresarios y profesionales.

Esa orden salió a audiencia pública en abril de 2026, pero a 16 de septiembre de 2026 no se ha publicado en el BOE. Mientras no se publique, el reloj no ha empezado a correr. Cualquier fecha que leas es, de momento, una previsión.

Fechas previstas si la orden entra en vigor el 1 de octubre

El proyecto de orden ministerial dice en su disposición final que entrará en vigor el 1 de octubre de 2026, dando inicio al cómputo de los plazos. Si se publica con esa fecha, el calendario quedaría así:

Son fechas calculadas sobre el proyecto, no fechas oficiales. Si la orden se publica más tarde o con otra fecha de entrada en vigor, todo se desplaza. Revisa el BOE o pregunta a tu gestoría antes de tomar decisiones con plazo.

A quién afecta y a quién no

La obligación se aplica cuando emisor y destinatario son empresarios o profesionales y el cliente tiene su sede, establecimiento permanente o domicilio en España (art. 3.1). Quedan fuera:

• Las ventas a particulares (B2C). Si solo vendes a consumidores, esta obligación no te afecta, aunque sí Verifactu.
• Los clientes no establecidos en España.
• Las facturas simplificadas, los antiguos tiques, salvo las simplificadas cualificadas, las que identifican al cliente empresario (art. 4.1).
• Algunos sectores concretos, como los operadores del mercado eléctrico y del gas y las cámaras de compensación del transporte aéreo (disposición adicional segunda). Una orden podrá excluir otras operaciones (art. 4.2).

Los territorios forales tienen su propia disposición adicional, así que si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o Navarra, revisa también su normativa.

Autónomos: qué te toca y cuándo

Si eres autónomo y facturas a otras empresas, la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas te llega en el segundo grupo: a los 24 meses de la orden. Pero la disposición transitoria tercera te da un año más para una parte: si eres persona física (o entidad en atribución de rentas) con un volumen de operaciones de hasta 8 millones, la obligación de informar de los estados de la factura se aplica 12 meses después de tu fase. Hasta entonces, informar de esos estados es voluntario.

En la práctica, y con el calendario previsto: emitir y recibir en formato electrónico a partir de octubre de 2028, e informar de pagos y rechazos a partir de octubre de 2029. Ninguna de las dos cosas es obligatoria en 2026.

La solución pública gratuita de la AEAT y las plataformas privadas

El sistema español combina dos vías (art. 5):

• La solución pública de la Agencia Tributaria, que sirve para intercambiar facturas y, además, como repositorio. Usa el formato UBL y su acceso será gratuito (art. 11). La AEAT también ofrecerá un formulario gratuito para emitir facturas y comunicar estados y pagos (disposición adicional primera), y el proyecto de orden prevé acceder con certificado electrónico o Cl@ve. Debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación.
• Plataformas privadas de facturación electrónica, que se conectan entre sí.

Dos reglas importantes:

• Si emisor y cliente no han acordado otra cosa, se entiende que usan la solución pública (art. 6.1).
• Quien use una plataforma privada tiene que enviar al mismo tiempo una copia fiel en UBL a la solución pública (art. 6.2), y debe publicar su punto de entrada, es decir, dónde recibe las facturas, también en su web (art. 6.3).

Ese último punto es fácil de olvidar: cuando llegue tu fase, tu web tendrá que indicar cómo te pueden enviar las facturas si usas una plataforma privada.

Estados de la factura y comunicación del pago

La novedad que más va a cambiar el día a día no es el formato, sino la obligación de informar de lo que pasa con cada factura:

• El destinatario comunica al emisor si acepta o rechaza la factura y la fecha del pago efectivo completo (art. 10.1).
• El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10.3).
• La comunicación del pago completo o del rechazo a la solución pública es obligatoria aunque se use una plataforma privada, junto con la fecha de vencimiento (art. 12).
• Si no hay rechazo, se presume que la factura está aceptada.
• El destinatario puede autorizar a su plataforma a comunicar los pagos en su nombre (art. 12.2).

El objetivo es combatir la morosidad: Hacienda sabrá cuándo se paga cada factura entre empresas. Para un negocio pequeño que cobra tarde, es una buena noticia. Para quien paga tarde, un cambio de hábitos.

El PDF durante la transición

Durante los primeros doce meses, las empresas del primer grupo (más de 8 millones) deberán acompañar la factura electrónica de un PDF que asegure su legibilidad, salvo que el cliente acepte recibirla solo en el formato original (disposición transitoria segunda). Ese PDF no se envía a la solución pública. Es una ayuda para los clientes pequeños que todavía no tengan un programa preparado, no una alternativa a la factura electrónica.

Factura electrónica B2B y Verifactu: diferencias

Son dos obligaciones distintas que a menudo se confunden:

Como el Real Decreto 238/2026 exige que las facturas salgan de programas adaptados a Verifactu, lo lógico es resolver las dos cosas con el mismo programa: primero Verifactu, que llega antes, y comprobar que el proveedor tiene previsto el formato electrónico y la conexión con la solución pública. Tienes el calendario detallado en nuestro artículo sobre Verifactu tras el aplazamiento.

Sanciones: lo que dice la ley y lo que no

Muchas webs dicen que no emitir factura electrónica B2B se castiga con hasta 10.000 euros. Esa cifra está en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, que prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para las empresas que no ofrezcan a sus usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no les permitan acceder a ellas. Ese apartado se refiere a la factura electrónica que ciertas empresas grandes deben ofrecer a los particulares, no al nuevo sistema entre empresas.

El Real Decreto 238/2026 no crea un régimen sancionador propio. Eso no significa que incumplir salga gratis: las normas generales tributarias y de facturación siguen ahí, y un cliente grande puede exigirte el formato electrónico como condición para pagarte. Pero conviene desconfiar de quien vende software con el miedo a una multa concreta.

Cómo prepararte ya

1. Averigua en qué grupo estás: volumen de operaciones del año anterior, por encima o por debajo de 8 millones.
2. Mira a quién facturas. Si tus clientes son empresas grandes, puede que te pidan el formato electrónico antes de que sea obligatorio para ti.
3. Pregunta a tu proveedor de software si ya cumple Verifactu y cuándo tendrá factura electrónica en UBL o Facturae y la conexión con la solución pública.
4. Si facturas con Excel o Word, empieza a buscar programa: Verifactu te afectará en 2027 igualmente.
5. Revisa tus facturas recibidas. Tendrás que comunicar si las aceptas, las rechazas o las has pagado en cuatro días, sin contar fines de semana ni festivos nacionales, así que conviene tener ordenado quién las revisa.
6. Ten a mano tu certificado electrónico o Cl@ve, que el proyecto de orden prevé para acceder a los formularios de la AEAT.
7. Si usarás una plataforma privada, reserva un sitio en tu web para publicar el punto de entrada.

Lo que te puede ayudar en la oficina

La factura electrónica no necesita ningún aparato especial, pero hay dos cosas prácticas que mucha gente no tiene. La primera, un lector de DNI electrónico, si usas el certificado del DNIe para identificarte en la sede de la Agencia Tributaria. La segunda, un escáner de documentos para digitalizar las facturas que todavía te llegan en papel y dejar de guardar archivadores.

Ojo: escanear una factura en papel te ayuda a ordenarla, pero no la convierte en una factura electrónica B2B. Eso solo lo hace el programa de quien la emite.

Si necesitas conectar tu web o tu tienda

Si vendes a empresas desde una tienda online o generas presupuestos y facturas desde tu web, tendrás que conectarla con un programa que cumpla Verifactu y, más adelante, con la factura electrónica. En WebMasterOsona hacemos esas integraciones con nuestro servicio de programación, y podemos automatizar la revisión de facturas recibidas con inteligencia artificial. Este otoño trae otras novedades para las empresas, como el registro horario digital y los nuevos precios de WhatsApp Business. Y como las facturas son datos que no puedes perder, revisa también tu sistema de copias de seguridad.

Aviso: este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal. Confirma con tu gestoría las fechas cuando se publique la orden ministerial.

Fuentes: Real Decreto 238/2026 (BOE); Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas; proyecto de orden ministerial (Ministerio de Hacienda); nota informativa de la AEAT; Real Decreto-ley 15/2025 (plazos de Verifactu); Ley 56/2007 (art. 2 bis). Comprobado en los sumarios del BOE hasta el 16 de septiembre de 2026.